Le secrétariat est une profession très recherchée au Canada, car elle offre une variété de possibilités et de carrières dans les secteurs public, parapublic et privé. Il s'agit d'un métier polyvalent qui comprend de nombreuses tâches. Dans cet article, nous examinons les différents métiers du secrétariat au Canada et leurs responsabilités.
Secrétaire exécutif
Le secrétaire exécutif est chargé de fournir un soutien administratif à la haute direction d’entreprises canadiennes, d’organismes publics et d’OBNL. Les responsabilités typiques incluent la prise de rendez-vous, la coordination des réunions et la préparation de documents et présentations. Les secrétaires exécutifs peuvent travailler des heures supplémentaires pour s'assurer que toutes les tâches sont accomplies. Ils doivent également être très organisés et avoir une excellente maîtrise de l'anglais et du français canadien, surtout pour les postes pancanadiens ou au Québec.
Secrétaire médical
Les secrétaires médicaux sont responsables de fournir un soutien administratif aux médecins et aux autres membres du personnel médical dans les cliniques, hôpitaux et cabinets au Canada. Ils sont chargés de mettre à jour les dossiers médicaux électroniques (DME), de répondre aux appels téléphoniques et d'aider à organiser des rendez-vous. Ils sont également responsables de la préparation de documents pour les procédures et de la vérification des informations médicales, tout en respectant la protection des renseignements personnels (p. ex., LPRPDE; Loi 25 au Québec). Les secrétaires médicaux doivent être très minutieux et avoir une bonne connaissance des procédures médicales.
Secrétaire juridique
Les secrétaires juridiques sont chargés de fournir un soutien administratif aux avocats et aux autres membres du personnel juridique au Canada. Ils rédigent et préparent des documents juridiques, maintiennent des dossiers et répondent aux appels téléphoniques. Les secrétaires juridiques doivent être familiers avec les procédures et lois applicables devant les tribunaux provinciaux et fédéraux, incluant la common law et, au Québec, le droit civil. Ils doivent également avoir une bonne maîtrise du français canadien et de l'anglais.
Secrétaire administratif
Les secrétaires administratifs sont chargés de fournir un soutien administratif aux gestionnaires et aux autres membres du personnel. Les responsabilités comprennent la préparation de documents, la mise à jour des dossiers et la gestion des appels téléphoniques. Les secrétaires administratifs doivent être très organisés et avoir une excellente maîtrise de l’anglais et du français canadien. Ils doivent également être capables de gérer plusieurs tâches à la fois et de travailler sous pression.
Secrétaire bilingue
Les secrétaires bilingues sont chargés de fournir un soutien administratif aux entreprises et organisations qui travaillent à l’échelle du Canada (Québec et reste du Canada) ou à l’international. Ils sont chargés de traduire des documents, d’assurer la correspondance dans les deux langues officielles et d'aider à organiser des événements nationaux et internationaux. Les secrétaires bilingues doivent parler le français canadien et l’anglais, et avoir une bonne connaissance des contextes culturels propres au Canada. Ils doivent également être très organisés et à l’aise dans les deux langues.
Tableau récapitulatif des responsabilités
| Métier | Responsabilités | Compétences spécifiques |
|---|---|---|
| Secrétaire exécutif | Prise de rendez-vous, coordination des réunions, préparation de documents et présentations | Organisation, anglais et français canadien |
| Secrétaire médical | Mise à jour des DME, réponse aux appels téléphoniques, organisation des rendez-vous | Rigueur, procédures médicales, confidentialité des renseignements personnels |
| Secrétaire juridique | Rédaction et préparation de documents juridiques, maintien des dossiers, réponse aux appels téléphoniques | Procédures et lois canadiennes (common law et droit civil), français canadien et anglais |
| Secrétaire administratif | Préparation de documents, mise à jour des dossiers, gestion des appels téléphoniques | Organisation, anglais et français canadien, capacité à gérer plusieurs tâches |
| Secrétaire bilingue | Traduction, organisation d'événements nationaux et internationaux | Français canadien et anglais, connaissance des cultures au Canada |
En conclusion, le secrétariat est un domaine très polyvalent au Canada qui offre de nombreuses possibilités et carrières. Il existe de nombreux types de secrétaires, chacun avec ses propres responsabilités et compétences. Les secrétaires doivent être très organisés et avoir une excellente maîtrise des langues et des procédures. Ce sont des professionnels très recherchés qui offrent de nombreuses possibilités de carrière et de développement.